.jpg)
Bedrijven die gebruikmaken van de WBSO kunnen te maken krijgen met een controle door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Tijdens zo'n controle wordt beoordeeld of de uitgevoerde speur- en ontwikkelingswerkzaamheden (S&O), de geregistreerde uren en de opgegeven kosten overeenkomen met de ingediende aanvraag en de uiteindelijke realisatiemelding.
Hoewel een controle altijd vooraf wordt aangekondigd, is een goed georganiseerde administratie essentieel om het proces soepel te laten verlopen.
Waar kijkt RVO tijdens een controle naar?
Een WBSO-controle beperkt zich niet tot de urenregistratie. Ook de technische onderbouwing van projecten en de administratieve vastlegging worden beoordeeld. Afhankelijk van de situatie kan RVO vooraf documenten opvragen, zoals:
- de urenregistratie per medewerker, project en dag;
- berekeningen van het gehanteerde S&O-uurloon;
- gegevens uit eerdere WBSO-jaren.
Tijdens een controlebezoek moet daarnaast de volledige administratie beschikbaar zijn. Denk daarbij aan loon- en personeelsgegevens, afwezigheidsregistraties en technische projectdocumentatie.
Wanneer de administratie onvoldoende aansluit op de goedgekeurde WBSO-projecten of de uitgevoerde werkzaamheden niet kunnen worden onderbouwd, kan dit leiden tot een correctie of – in sommige gevallen – een bestuurlijke boete.
Een duidelijke projectadministratie is onmisbaar
RVO wil kunnen vaststellen welke technische uitdagingen binnen een project zijn aangepakt en hoe de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Een goede administratie maakt daarom inzichtelijk:
- welk technisch probleem centraal stond;
- welke ontwikkelwerkzaamheden zijn verricht;
- hoe het project zich gedurende de looptijd heeft ontwikkeld;
- welke medewerkers daarbij betrokken waren;
- hoe de geregistreerde uren aansluiten op de uitgevoerde werkzaamheden.
Het gaat daarbij vooral om de samenhang tussen de verschillende onderdelen van de administratie.
Documentatie moet logisch op elkaar aansluiten
De benodigde informatie hoeft niet in één document te staan. In de praktijk wordt vaak gebruikgemaakt van verschillende bronnen, zoals urenregistraties, Jira-tickets, Git-commits, testresultaten, technische notities, e-mails en voortgangsrapportages.
Belangrijk is dat deze documenten gezamenlijk een logisch en herleidbaar beeld vormen van het ontwikkelproces. Voor iedere activiteit moet duidelijk zijn binnen welk WBSO-project deze valt, welke technische vraag werd onderzocht, wanneer het werk is uitgevoerd en welke medewerkers eraan hebben bijgedragen.
Een mondelinge toelichting kan tijdens een controle aanvullende context bieden, maar de belangrijkste informatie moet al uit de administratie zelf blijken.
Controleer uw administratie vooraf
Een periodieke controle van de WBSO-administratie kan helpen om eventuele onduidelijkheden tijdig te signaleren. Door vooraf te toetsen of de projectomschrijving, urenregistratie, technische documentatie en realisatiemelding goed op elkaar aansluiten, kunnen veel vragen tijdens een controle worden voorkomen.
Een overzichtelijke en consistente administratie maakt het voor een beoordelaar eenvoudiger om de uitgevoerde ontwikkelwerkzaamheden te volgen en verkleint de kans op discussies of correcties achteraf.
